Ein Managementsystem, das Ihre Mitarbeitenden tatsächlich benutzen
Copiki führt Dokumentenlenkung, Prozesse, Maßnahmen und Normnachweise an einer Stelle. Es ist als Wiki gebaut, deshalb findet jeder, was für ihn gilt, und der Auditor sieht, wer es freigegeben hat.
Ihr digitaler Wissenshub
Im Kern ist Copiki Ihr integriertes Managementsystem. Weil Copiki ein Corporate-Wiki ist, hört es dort nicht auf: Im selben System liegt die Wissensdatenbank für den Alltag, mit Anleitungen und Best Practices, die sonst in Postfächern und Köpfen stecken. Auch die technische Dokumentation zu Software und Konfigurationen hat dort ihren Platz. Ihre Teams pflegen die Inhalte gemeinsam, und wer etwas sucht, sucht an einer Stelle.
Wissen rein. Wirkung raus.
Das Video zeigt in 15 Sekunden, was aus dem Wissen in Ordnern, Excel-Listen und Köpfen wird, wenn es an einer Stelle steht.
Warum Copiki ein Wiki ist
In den meisten Betrieben liegt das Managementsystem in Dateien: Arbeitsanweisungen als Word-Dokumente im Fileshare, die Maßnahmenliste in Excel, die Risiken in einer zweiten Tabelle. Jede Datei hat ihren eigenen Stand, und keine weiß von den anderen. Wer etwas sucht, fragt deshalb lieber die Kollegin, die es wissen muss.
In einem Wiki ist jedes Dokument eine Seite, und Seiten lassen sich verknüpfen. Die Arbeitsanweisung steht beim Prozess, zu dem sie gehört. Die Maßnahme hängt an der Feststellung, aus der sie entstanden ist. Wird eine Seite geändert und freigegeben, gilt die neue Fassung überall, wo sie eingebunden ist; die alte bleibt in der Versionsgeschichte.
Ein Beispiel aus dem Einkauf:
Feststellung
Im internen Audit fällt auf, dass die Lieferantenbewertung seit zwei Jahren nicht aktualisiert wurde.
Maßnahme
Daraus wird eine Maßnahme mit Termin und Verantwortlichem. Sie steht auf der Seite des Prozesses Einkauf.
Dokument
Die überarbeitete Arbeitsanweisung durchläuft die Freigabe. Bis dahin sehen alle anderen die gültige Fassung.
Nachweis
Die Arbeitsanweisung ist Kapitel 8.4 der ISO 9001 zugeordnet. Im nächsten Audit steht sie dort, mit Stand und Freigabe.
Was sich für Sie ändert
Für QM-Verantwortliche
Sie pflegen das System, und im Audit stehen Sie dafür gerade.
- Gültiger Stand, Eigner und Prüftermin stehen am Dokument. Die Lenkungsliste in Excel entfällt.
- Die Normabdeckung zeigt je Kapitel, welche Dokumente es nachweisen, und welche Kapitel noch leer sind.
- Maßnahmen haben einen Termin und einen Verantwortlichen. Ob sie im Plan liegen, zeigt die Ampel.
Für die Geschäftsführung
Sie verantworten das System und werden im Audit nach Kontext und Politik gefragt.
- Was gilt, steht an einer Stelle. Das Wissen hängt nicht mehr an einzelnen Köpfen und deren Laufwerken.
- Die Kosten sind planbar: Hosting-Pakete ab 299 € im Monat, Betrieb und Updates eingeschlossen.
- Ihre Daten liegen in Deutschland, in einer eigenen Instanz. Wenn Sie einmal wechseln wollen, nehmen Sie alle Inhalte mit.
Für Mitarbeitende
Sie arbeiten nach dem System und müssen schnell wissen, was gilt.
- Wer etwas sucht, findet die gültige Fassung, ohne zu wissen, in welchem Ordner sie liegt.
- Eine Freigabe löst eine Lesebestätigung aus, statt einer Rundmail mit Anhang.
- Seiten, die Sie beobachten, melden Änderungen per E-Mail.
- Ist Copiki KI aktiv, beantwortet KIO Fragen in ganzen Sätzen, mit Quelle.
Was Copiki übernimmt
Dokumentieren
Gelenkte Dokumente mit Entwurf und Freigabe, dazu die Zuordnung zu den Normkapiteln.
Steuern
Die Prozesslandkarte führt bis zur Arbeitsanweisung. Maßnahmen und Risiken hängen an den Prozessen, zu denen sie gehören.
Wissen & KI
Die Suche reicht bis in die Dateianhänge, und jeder sieht nur, was er öffnen darf. KIO beantwortet Fragen in ganzen Sätzen.
Copiki KI
Ihr Managementsystem kann jetzt antworten
„Was sind die kritischen Themen, die ich im Einkaufsprozess beachten muss, wenn ich einen neuen Lieferanten anfrage?“ Auf eine solche Frage liefert keine Suche einen Treffer, weil die Antwort über mehrere Seiten verteilt ist. KIO, die KI in Copiki, liest diese Seiten, antwortet in ganzen Sätzen und nennt die Seiten, auf die sich die Antwort stützt.
KIO liest dabei nur, was der Fragende selbst öffnen darf. Geprüft wird das im Wiki, bei jeder einzelnen Suche. Welche KI-Funktionen aktiv sind, entscheiden Sie je Instanz.
Gehostet in Deutschland, betrieben von uns
Eigene Instanz
Jeder Kunde bekommt eine eigene Instanz mit eigener Datenbank, betrieben in einem deutschen Rechenzentrum. Zugesagt sind 99,5 % Verfügbarkeit im Jahresmittel.
Keine Installation
Copiki läuft im Browser, auf dem Büro-PC wie auf dem Tablet in der Fertigung. Sicherungen und Updates laufen bei uns.
Single Sign-on
Ihre Mitarbeitenden melden sich mit dem Konto an, das sie ohnehin haben, zum Beispiel über Microsoft Entra ID. Die Anbindung richten wir je Instanz ein.
Kein Lock-in
Copiki baut auf MediaWiki auf, der quelloffenen Software hinter Wikipedia. Ihre Inhalte lassen sich vollständig exportieren.
Hinter Copiki steht die mib Management Institut Bochum GmbH, gegründet 2004 in Bochum. Das mib berät Unternehmen bei der Einführung von Managementsystemen und begleitet sie zur Zertifizierung. Copiki setzt keinen bestimmten Berater voraus: Es passt auch dann, wenn Sie Ihr Managementsystem mit einem anderen Haus oder allein aufbauen.
Die Einzelheiten zum Betrieb stehen unter Integration & Betrieb, die Pakete unter Preise.
Inhalte ordnen, Freigaben steuern, Prozesse, Normen und Teams verbinden
Copiki ist dafür gebaut, im Alltag benutzt zu werden und nicht erst in der Woche vor dem Audit.
Wie möchten Sie Copiki kennenlernen?
Wählen Sie eine Wabe. Alle drei Wege sind kostenlos und unverbindlich.
So läuft es ab
-
Termin wählen
15, 30 oder 60 Minuten, direkt im Kalender buchbar. Der 30-Minuten-Termin ist der übliche Einstieg.
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An Ihren Themen entlang
Wir zeigen das System an Ihrer Norm, Ihren Prozessen und Ihrer Dokumentenlage, nicht an einem Musterbetrieb.
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Sie entscheiden
Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, ob Copiki zu Ihrer Lage passt.
Direkter Draht
Wenn es schnell gehen soll: Sie erreichen uns zu den üblichen Geschäftszeiten.